Službena e-pošta za zasebne vsebine? Ne, hvala.

Ko prejmem e-pošto s službenega naslova z zasebno vsebino, me spreletijo različne misli, najpogosteje pa se sprašujem, ali pošiljatelj ločuje zasebne in poslovne vsebine. Vem, da je včasih najlažje poseči po službeni e-pošti, toda ta ni namenjen dogovarjanju za izlete, mnenju o vzgoji, pošiljanju fotografij z družinske zabave ipd. Vsebina službene e-pošte je last podjetja in tako tudi vaše zasebne vsebine postanejo last podjetja.   

Vsakič ko prejmem zasebno vsebino s službene (korporativne) e-pošte, se sprašujem:

1. Ali svoje zasebne e-pošte nima? Ne uporablja?
2. Ali ločuje zasebne in službene vsebine?
3. Kakšna je njegova stopnja spoštovanja podjetja?
4. Ali obstaja kakšen pravilnik v podjetjih, ki bi uporabo službene e-pošte v zasebne namene urejal?
5. Če jaz nekomu odgovarjam na službeno e-pošto in mu pošiljam svoje osebne podatke, kdo vse lahko dostopa do mojih vsebin?

Pa da ne bo nesporazumov – ne govorim o s.p.-jih ali malih podjetnikih, kjer je zasebna in službena e-pošta navadno ista. Govorim o korporativnih e-poštnih naslovih in e-poštnih naslovih javne uprave.

Načeloma bi vsebino službene e-pošte lahko določal interni poslovni pravilnik. Ampak če ni tako, ali je potem uporaba službene e-pošte prepuščena na milost in nemilost presoji posameznika? Mogoče gre za posploševanje, ampak vsebina službene e-pošte je last podjetja oziroma pravne osebe, ki si lahko ob določenih predpostavkah dovoli vpogled v vsebino. In ravno s tem imam osebno največ težav.

Po Michaelu Sillivanu so glavni razlogi, ki bi nas morali odvrniti od uporabe službene e-pošte za zasebne namene:

1. Ko zamenjate službo, ne morete več dostopati do vsebin, za katere ste se registrirali s službeno e-pošto.
2. Če ste zaposleni v javni upravi, vsebine vaše e-pošte lahko postanejo javno dostopne.
3. Vaš nadrejeni v določenih primerih lahko dostopa do vaših zasebnih vsebin.
4. Vaš službeni naslov predstavlja vrata do vaše zasebnosti.
5. Korporativna e-pošta je lahka tarča za neželeno pošto in viruse.

Dejstvo je, da je najenostavneje uporabiti službeno e-pošto, ko želimo nekaj na hitro posredovati ali pa celo na hitro opraviti registracijo za kakšno aplikacijo ali socialno omrežje. Toda ko vas bo naslednjič zamikalo poslati kakšno zasebno vsebino s korporativne e-pošte, si prikličite zgornjih 5 točk. Pa čim manj ravnodušnosti ob vsem tem želim, saj službena e-pošta ni namenjena zasebnim vsebinam.