Razumljivost naj ne bi bila zapletena. Toda med ljudmi pogosto prihaja do nerazumevanja, nesporazumov – naj si bo to v poslu ali pa v zasebnem življenju. Zanimivo pri tem je, da če pride do nesporazuma, običajno za to krivimo nasprotno stran, zelo redko pa pri sebi iščemo razloge in vzroke za nerazumevanje. Če bi npr. vsakič, preden pošljemo neko zapleteno sporočilo, dali vsebino prebrati in razumeti človeku, ki je v tistem trenutku poleg nas, bi nam takoj postalo jasno, da je tisto, kar se nam zdi nadvse razumljivo, mogoče celo nerazumljivo.
Meni pri tej zahtevni nalogi iskanja razumevanja na drugi strani pomaga preprosta vaja – ob vsakem nesporazumu se vprašam, kako bi lahko povedala drugače, da bi me nasprotna stran razumela. In verjemite, vedno se najde način, kako narediti drugače. Sploh pa v današnjem svetu, ko se je število komunikacijskih kanalov tako razmnožilo, da lahko še komaj sledimo, ko hočemo nekoga razumeti. Seveda velja enako tudi v poslu. In če si danes pogledamo samo komunikacijo preko e-pošte in preproste korake, ki nam pomagajo izogniti se nerazumljivosti:
- Premisli, ali ne bi bil klic bolj učinkovit od e-pošte. Prepogosto namreč izberemo na videz lažjo pot – pisanje, v mnogih primerih pa je ta pot neučinkovita. Ko npr. želimo vedeti, kako nekdo razmišlja, ga raje pokličimo. Za neke jasne preproste informacije pa lahko uporabimo tudi e-mail.
- Upoštevaj, da ima e-pošta navadno bolj negativen ton, kot je v resnici. Če bi nek stavek povedali po telefonu ali pa istega zapisali v e-pošto, bo imel tisti v e-pošti gotovo bolj negativen predznak.
- Uporabi pravo dolžino e-pošte. Izogibajmo se predolgi e-pošti, vsaka dolga e-pošta kaže na to, da bi bilo gotovo veliko lažje vsebino prenesti v osebnem ali pa vsaj telefonskem pogovoru.
- Poudari bistvo. To seveda ne pomeni, da uporabljamo velike tiskane črke – te se berejo kot kričanje. Pomeni uporabo bolda/poudarjenih črk, podčrtovanja.
- Emoticone uporabljaj zelo previdno. Seveda so emoticoni v komunikaciji dobrodošli, vendar naj jih ne bo preveč. Če v e-pošti uporabimo preveč emoticonov, je to že znak, da je boljše, da sogovornika pokličemo, saj bomo s klicem boljše izrazili čustva in poskrbeli za razumljivost.
Razumljivost se sliši tako preprosto, pa je nenazadnje vse prej kot preprosta. Vzemite si čas za njo. Olajšala in skrajšala vam bo marsikatero pot. Dajte svojo e-pošto najprej prebrati nekomu, ki je ob vas, in zna se vam zgoditi, da mu vsebina ne bo tako zelo razumljiva, kot bi morda pričakovali. Vsak je drugačen. In če tega ne sprejmemo, bomo prepogosto ostali nerazumljeni.
