Samodejne odgovore na prejeto elektronsko pošto v času naše odsotnosti si najpogosteje nastavljamo zato, ker je to del poslovnega bontona. Vsebina samodejnega odgovora je lahko takšna ali drugačna: resna ali zabavna, bolj skopa ali nekoliko daljša, uporabna ali pa celo neuporabna. Nekatera večja podjetja imajo vsebino samodejnih odgovorov zelo natančno določeno, zelo pogosto pa si ga vsak napiše po svoje. In ravno tu se skrivajo še neodkrite možnosti personalizacije sporočil – zakaj bi se omejevali? Sploh če ste v podjetništvu, lahko samodejni odgovor izkoristite za to, da še bolj jasno poveste, kdo ste in zakaj počnete to, kar počnete.
Samodejni odgovori so mi zelo dobro poznani iz korporacije, v kateri sem ustvarjala kar velik del svojega poslovnega življenja. Z njimi so povezane razne zabavne prigode, ki me še danes nasmejijo, ko se spomnim na njih. Recimo, ko si si v samodejni odgovor zapisal, na koga naj se v tvoji odsotnosti obrnejo, v vmesnem času pa se je še ta tvoj namestnik odpravil na počitnice in v svoj samodejni odgovor označil nekoga tretjega in tako dalje – včasih se je celo zgodilo, da se je krog zaključil in vrnil na začetek. Precej neuporabno. Ali pa napačno označen datum, kdaj se bo nekdo vrnil, tako da si s takšnim odgovorom nisi mogel prav veliko pomagati. Ali pa si se vrnil v službo, že kak dan delal, pa si še vedno nisi izklopil samodejnega odgovora.
Vsebina takšnih odgovorov je v večjih podjetjih navadno kar precej natančno določena. V podjetništvu pa je vsebina čisto prepuščena nam samim in jo lahko s pridom izkoristimo za to, da povemo, kdo smo.
Michelle Gielan pravi, da je so »samodejni odgovori ob odsotnosti lahko neverjetno orodje za gradnjo poslovnega uspeha. Naj si bo med počitnicami, konferencami, velikimi dogodki v življenju, kot je npr. rojstvo otroka, lahko samodejni odgovor izkoristimo za gradnjo socialnih vezi s prejemniki – prijatelji, sodelavci, naročniki ali strankami.« Že samo nekaj besed o naši odsotnosti lahko pomembno nadgradi poslovni odnos s strankami. Michelle Gielan nadalje ugotavlja, da je na svoji poti prejela na tisoče samodejnih odgovorov, in ocenjuje, da je bilo med njimi le 2 % takšnih, ki so si drznili stopiti iz okvirja »trenutno sem odsoten, vrnem se takrat in takrat«.
In kako lahko konkretno personaliziramo naša sporočila?
- Kje smo in kaj počnemo? Lahko npr. povemo, zakaj smo odsotni, kam smo šli na počitnice in kaj bomo tam počeli. Tako tudi pojasnimo, zakaj na sporočila ne bomo odgovarjali, kot to počnemo, ko smo doma.
- Zakaj smo službeno odsotni? Ker se bomo udeležili konference in pričakujemo, da bomo od tam npr. prinesli nova znanja, izkušnje, ki jih bomo potem prenesli v svoje delovno okolje.
- Se je kaj posebnega zgodilo? Ste morda dobili otroka in so se vaše prioritete za nekaj časa popolnoma spremenile? Povejte to.
Seveda je odgovor odvisen od našega področja dela. Temu primerna je tudi vsebina. Vsak zase nabolj ve, kako lahko izkoristi takšne vsebine. Meni najljubši samodejni odgovor, ki sem ga prejela to poletje, je Tanjin:
Sporocam ti, da bom nekaj casa odsotna.
Zato, da bom imela spet dovolj elana in energije za novo, prihajajoco, jubilejno sezono, trenutno nabiram novo energijo na dopustu.
Hvala, ker to razumes.
Ce lahko zadeva pocaka name, bom z veseljem na voljo od xx dalje.
Ce je pa kaj nujnega in ne more pocakati in se tice vadbe ali Tanergije, potem pa pisi na info@tanergija.si, kjer dezura nasa Jana in ti bo postregla z informacijami, ki jih potrebujes.
Hvala. Tanja
Tanja Želj je direktorica Pilates centra Tanergija in ambasadorka zdravega načina življenja, gibanja in razmišljanja. Tanja ve, da vsakdo od nas potrebuje počitek, da si nabere novih moči. Tanja visoko ceni razumevanje svojih strank, obenem pa razume, da bo kdo v vmesnem času potreboval kakšno informacijo. In prav takšen je njen samodejni odgovor. Ko ga prebereš, veš, da je to ona. Veš, kaj ji je pomembno, in veš, kaj te želi v življenju naučiti.
Boljše kot na primeru nisem mogla prikazati, kako zelo dobro lahko izkoristimo svoje samodejne odgovore ob odsotnostih. Če doslej svojemu samodejnemu odgovoru niste namenjali posebne pozornosti, vas vabim, da izstopite iz povprečja in ga izkoristite za to, da se s svojimi prijatelji, znanci in strankami v času odsotnosti s premišljenim besedilom še bolj povežete, morda nekomu prikličete nasmeh na obraz, nekoga spomnite na pomen počitka in užitka, nekoga drugega pa pač še vedno zgolj usmerite na nekoga, ki vas v vmesnem času vsaj v določeni meri lahko nadomesti. Ko boste enkrat napisali nekoliko drugačen odzivnik, sem skoraj prepričana, da nikoli več ne boste pomislili na sporočilo »trenutno sem odsoten, vrnem se takrat in takrat«. In takrat bodo tudi vaši prejemniki začutili, da ste z njimi, tudi ko vas ni.
