Kaj vse si zapisujete v koledar? Si ga s kom delite? Ga uporabljate tudi za družinska usklajevanja? In kje dostopate do koledarja? Danes pišem predvsem o spletnem koledarju. O takšnem, ki vam je dostopen v vsakem trenutku – na telefonu in na računalniku. O takšnem, ki vam pomaga strukturirati čas – zasebno in poslovno. Tako zelo presenečena sem vsakič, ko mi kdo v poslovnem svetu reče, da bo doma preveril koledar. Zapisi v koledarju nas morajo podpirati in podporo potrebujemo vsepovsod, ne samo doma.
Naj začnem čisto na začetku. Sama si svojega življenja danes ne predstavljam brez koledarja, ki mi je dostopen na telefonu v čisto vsakem trenutku. Pa ne zgolj zato, da imam službeno ustrezno strukturiran dan, ampak tudi zato, da imam družinsko življenje vsaj v grobem organizirano. Večina ljudi ob koledarju najprej pomisli na službo, poslovno organizacijo. Jaz pravim, da eno brez drugega ne gre – če si želimo imeti življenje umirjeno in obvladljivo, naj bodo v koledarju zapisane tako poslovne kot tudi zasebne aktivnosti. Ravno številne prepletajoče se družinske aktivnosti so v sodobnem svetu življenje naredile že skorajda neobvladljivo. Rojstnodnevna praznovanja otrok, aktivnosti v vrtcu, usklajevanje varstva otrok, menjava gum, oddaja vloge za sofinanciranje vrtca, izobraževanja in še bi lahko naštevala, pa nikoli ne bom uspela našteti vsega, s čimer se danes vsak od nas sooča.
Nekateri si zapisujejo svoje aktivnosti v notesnike ali blokce, med njimi sem tudi jaz, a v mojem primeru gre tu le za posebne zapise – za zapise, za katere si želim, da mi ostanejo v daljšem in bolj avtentičnem spominu, kot pa to velja za digitalne zapise. Takšni zapisi zame nosijo mnogo več informacij – ob branju si točno lahko prikličem, kje sem bila, ko sem pisala, kako sem se počutila, kakšne so bile tudi nezapisane misli ob tem. Za razliko od digitalnih zapisov, ki so pač samo zapisi. Zato jim rada dodajam vsaj emotikone ali sličice in tako vseeno dosežem vsaj še kakšen svoj čut pozneje, ko pogledam koledar. To je tudi eden izmed razlogov, zakaj prodaja nekaterih vrst tiskanih koledarjev ne pada, kljub temu da bi jim v času pametnih telefonov in interneta morali biti dnevi šteti. Christopher Mele namreč ravno nasprotno ugotavlja, da nekaterim tiskanim koledarjem prodaja iz leta v leto celo raste. Vsekakor pa moja ljubezen do pisanja na roke ne presega prednosti, ki jih prinaša digitalizacija koledarja. Pogosto težko sprejmem pritoževanja nad lastno prezasedenostjo nekaterih podjetnikov, ki v isti sapi povedo, da bodo doma pogledali, ali imajo npr. naslednjo sredo dopoldan čas. Tu ne gre več samo za zasedenost ali neorganiziranost, ampak takšno delovanje dejansko lahko privede do izgubljenih poslovnih priložnosti.
In kaj vse si je dobro shraniti v koledar? Tako poslovne obveznosti kot tudi zasebne naloge. Pri tem velja biti pozoren na to, da v koledarju ne bo vsega preveč. V poplavi se bodo izgubile najpomembnejše informacije, kot je recimo kakšna obletnica, kosilo ali pa dogovor za kavo s prijateljico. John Rapton za Forbes našteje 10 najpomembnejših informacij, ki naj bi si jih beležili v koledar: (1) aktivnosti, ki so vezane na točno določen datum (npr. potek brezplačnih naročnin), (2) večji dogodki (konference, obletnice), (3) rekreacija (za zdravo življenje je načrtovanje redne telesne aktivnosti ključno), (4) čas za nemoteno delo (zaklenjen čas v koledarju, ki omogoča redno nemoteno delo, npr. v dopoldanskem času, ko si izklopimo vsa moteča opozorila), (5) čas, ko se učimo kaj novega (če si ga ne označimo v koledarju, bo tega časa vedno zmanjkalo, pa čeprav vemo, da je naš neprestani razvoj ključen za uspeh), (6) gospodinjska opravila (seveda ne vsa, ampak tista, ki niso pogosta, a jih ne smemo pozabiti – npr. servis gospodinjskih aparatov), (7) odsotnost (vsakdo od nas potrebuje čas zase, čas ko si napolni baterije, da gre lahko naprej, in če tega ne načrtujemo, bomo dali prednost drugim aktivnostim), (8) zajtrk, kosilo, večerja (ker smo večinoma prezasedeni, si ne najdemo več časa za zdrave obroke), (9) finance (ureditev papirologije za zadovoljitev birokracije) in nenazadnje (10) družina in prijatelji (temu velja v našem času nameniti prav posebno pozornost).
Ko imamo koledar urejen, aktivnosti zbrane in dobro pregledne, nam ostane samo še to, da koledar delimo s tistimi, s katerimi ali poslovno sodelujemo ali pa smo kakorkoli drugače povezani. Saj veste, kaj mislim? Namesto da bi pričakovali, da bo imel poslovni partner v mislih enak dogovor za sestanek kot vi, mu pošljite vabilo z informacijo, ki se mu bo shranila v koledar. Enako velja za zasebno življenje – zakaj pričakovati, da si bo partner zapomnil, kdaj je roditeljski sestanek v vrtcu? Pošljite mu vabilo v koledar in verjemite, veliko manj »pasajsemtirekla« situacij boste doživeli in včasih niti ne boste opazili, kako zelo in zakaj se je izboljšala vaša kakovost življenja. Zase vem, da sem »daj mi v koledar« sprejela kot del življenja in ne zgolj modno digitalizacijsko muho. Časov, ko nisem točno vedela, kaj in kdaj me kaj čaka, večinoma ne pogrešam. No, priznam pa, da se kdaj pa kdaj iskreno razveselim praznega dneva ali pa vsaj dopoldneva v koledarju. In ko ga dolgo ni, si ga sama naredim. Tudi vam ga privoščim.
